Wonach ist dir heute?

Na, was machen eure Vorsätze in Monat zwei nach Silvester? Haltet ihr euch noch dran oder habt ihr sie schon abgehakt? Ich habe gerade einen großen Haken hinter meinen Vorsatz “Papierchaos beseitigen” gemacht. Ordnung und Struktur sollte endlich in meinem Ablagesystem sowohl im Homeoffice als auch für private Unterlagen herrschen. Und das tut es jetzt – dank der wirklich guten Tipps von Aufräumprofi Andrea Kaden. Auch bekannt als Ms. Paperless hilft sie Firmen und Privatpersonen dabei, das Büro effizienter zu machen und auf lange Sicht in die digitale Ordnungsorganisation zu führen. Von ihr wollte ich wissen: Wie fange ich an – und wie bleibe ich dann dran?

Hier verrät sie ihre Top-5-Tipps für ein aufgeräumtes Büro. Mir haben sie super geholfen, ich hoffe, für euch ist auch was dabei!

 

1. Für den Anfang: Die richtige Ablage.

Zunächst wird alles vom Schreibtisch in einen großen Karton geräumt, so dass der Schreibtisch komplett leer ist. Dann geht es los: In einer dreiteiligen Ablage werden die Dokumente sortiert. Und zwar nach To-Do (zum Beispiel Rechnungen), Lesen und Ablage. In Ablage gehören zum Beispiel Behördenbescheide, die keine Handlung erfordern, aber aufbewahrt werden müssen. Ins Fach Lesen – genau, alles, was noch gelesen werden muss. Nach und nach werden so kleine Stapel aus dem Karton in die Ablage sortiert.

Tipp: Wer wenig Platz hat, kann sich auch eine Ablage mit drei Fächern für die Wand besorgen, so bleibt der Schreibtisch frei. Eine schlichte Archivbox mit Händefächern macht sich auch im Regal gut:

 

2. Für mehr Ordnung: Einheitliche Ordner.

Andrea Kaden empfiehlt ausschließlich schlichte, einfarbige Ordner zu nehmen, um optische Unordnung im Büro zu vermeiden. Die Farbe der Ordner ist egal, Hauptsache alle haben die gleiche. Außerdem gut: Das Rückenschild zum Beschriften sollte leicht austauschbar sein, also mit einem Einsteckfach, nicht zum Bekleben. Die Aufkleber lösen sich nach einiger Zeit ab und dann sieht es schnell wieder schmuddelig aus. Was zu Demotivation führen kann. Wichtig sind außerdem Registerkarten, die man vorne beschriften kann, um auch in den Ordnern den Überblick zu behalten.

Dabei gilt die Faustregel: Was man oft zur Hand nehmen muss, liegt oben.

Was man seltener benötigt, kommt nach hinten.

 

3. Fürs Dranbleiben: Feste Zeiten einplanen.

Um die Ablage auf Dauer gut hinzubekommen und nicht wieder die Stapel auf dem Schreibtisch oder in der Ablage anwachsen zu lassen, ist es sinnvoll, sich feste Termine im Kalender zum Wegsortieren zu notieren. Also einmal pro Woche den To-Do-Stapel abarbeiten, Dokumente lesen oder Bescheide von Behörden und Versicherungen korrekt abheften. Oder jeden Morgen ein paar Minuten investieren, damit der Stapel nicht wieder anwächst. Aber fest eingeplant, sonst wird das nichts.

 

4. Für den Überblick: Richtig Sortieren.

Aber was kommt dann wohin? Sinnvoll ist laut Andrea Kaden, einen Ordner Wohnung/Haus anzulegen, in dem alle wichtigen Dokumente zu dem Thema gesammelt werden. Außerdem gibt es noch einen Ordner Finanzen, in dem Kontoauszüge, Steuer- und Lohnbescheide abgelegt werden. Hat man wenige Versicherungen, wie zum Beispiel Hausrat und Haftpflicht, reicht es, wenn diese in dem Ordner “Wohnung/Haus” abgeheftet werden. Hat man allerdings mehrere Versicherungen, sollten sie in einen eigenständigen Ordner. Und dieser sollte nochmal unterscheiden zwischen den Sachversicherungen wie Haftpflicht, Hausrat, Auto und den Versicherungen, die Sozialversicherungen genannt werden, also Rente, Betriebsversicherungen, Vorsorge, Lebensversicherungen.

Trennen sollte man mit Registerkarten, die man vorne beschriften kann. Und oben liegen immer die Unterlagen, die man häufig benötigt, wie zum Beispiel Krankenversicherung. Der Rentenbescheid liegt eher hinten.

Zu den Aufbewahrungsfristen: Die sind sehr unterschiedlich zwischen Freiberuflern und Privatpersonen. Freiberufler müssen die Steuerbescheide bis zu zwölf Jahre aufheben.

 

5. Für die Zukunft: Digitale Helfer.

So richtig modern ist es laut Kaden, wichtige Infos und Dokumente nicht mehr nur als Papier aufzubewahren, sondern auch digital. Dazu gehört, Versicherungsnummern und Steueridentifikationsnummern von Familienangehörigen zum Beispiel im Adressbuch auf dem Handy zu speichern. So hat man auch im Ausland alle wichtigen Infos beisammen.

Wer richtig auf zack ist, besorgt sich ein Passwort-Tool, in dem Unterlagen digital ablegt werden können. Wie eine Kopie vom Führerschein und Reisepass. Aber das darf natürlich nicht ungeschützt im Internet rumschwirren. Auch andere wichtige Dokumente können gescannt und digital aufbewahrt werden. Wenn man allerdings etwas als Papier bekommt, zum Beispiel Steuerunterlagen, muss dieses auch als Papier aufbewahrt werden zusätzlich. Bekommt man es nur digital, reicht die digitale Aufbewahrung.

 

Hier noch drei Tipps, mit denen das Einscannen und digitale Sortieren von Dokumenten ganz fix geht – oder einem ganz abgenommen wird:

  1. Fujitsu ScanSnap: vor allem für Windows-Nutzer praktische Software und Tool. Hilft beim Sortieren und Ablegen auf dem Computer. Die Dokumente können dann direkt beim Scannen in die richtige Ablage exportiert werden. Nur im Deluxe-Paket enthalten. Benutzen Freunde von uns und sind damit sehr happy.
  2. Andrea Kaden empfiehlt für die Ablage im Privatbereich drei Varianten: 1. Office 365 mit OneDrive, Google Drive oder Dropbox. Wichtig: Wichtige Dokumente und Ordner mit Passwörtern schützen.
  3. Zeitgold: Dokumentenarchiv, Kassenbuch, offene Rechnungen bezahlen und noch mehr. Die App verspricht, Papierkram und alles drumherum zu vereinfachen. Ein Zeitgold-Kurier holt die Dokumente einmal pro Woche zuhause ab, die Unterlagen werden eingescannt und stehen dann innerhalb von 24 Stunden in der App zur Verfügung. Vor allem super für Selbständige, die ein Geschäft, ein Café oder ähnliches führen.

 

Jetzt würde mich sehr interessieren: Bekommt ihr das schon gut hin mit eurer Ablage?  Seid ihr sogar schon digital unterwegs?

Habt es gut,

Catharina

 

P.S.: Wir werden von keiner der genannten oder verlinkten Firmen dafür bezahlt.

Foto Aufmacher – Ferenc Horvath

  1. Kommentare zu diesem Artikel
  2. Valerie 16. Februar 2019 um 08:12 Uhr

    Super Tipps, danke! Ich habe es vorgestern umgesetzt und mein Büro sieht wieder vorzeigbar aus! Besonders von den drei Stapeln “Rechnungen, Lesen, Ablage” verspreche ich mir viel – nämlich dass die Ordnung eine Weile anhält!
    Weil der Beitrag so hilfreich war, vielleicht schreibst du ja mal einen Beitrag, wie man die “Kruschtschublade” in den Griff bekommt! Und was bei anderen so darin landet … Bei mir befindet sich dieser Albtraum von Schublade in unserer Küche und darin liegen Dinge – du würdest es nicht glauben. Jedenfalls nichts, was in die Küche gehört 😉
    Liebe Grüße,
    Valerie

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  3. Mary 12. Februar 2019 um 19:26 Uhr

    Ich verstehe den Sinn der Ablage „Lesen“ nicht? Hab ich bestimmt nur nicht verstanden, aber was kommt da rein?
    Wüsste nicht, was ich in „Lesen“ packe, was nicht gleichzeitig „Todo“, also bezahlen oder ähnliches ist.

    Ich hab mir das „Fileee“-System bestellt um alles digital abzulegen. Man hat alles in Boxen und muss gar nicht mehr sortieren. Die App liest Stichwörter aus den gescannten Belegen nach denen man dann suchen kann. Wo die Unterlagen sich befinden weiß man durch eine Skala in der Box.
    Ich hasse Papierkram und hoffe damit dem Endlich ein Ende zu machen.

    Danke für deinen Beitrag <3

    Antworten
  4. Nadine 12. Februar 2019 um 10:23 Uhr

    Liebe Steffi,
    Danke für deine Tipps! Das mit dem festen Termin für die Ablage muss ich endlich mal machen.
    Ich habe schon immer alles in einfarbigen Ordnern sortiert und thematisch abgelegt! Und seit 15 Jahren scanne ich auch alles, da wir damals das erste Mal ins Ausland gingen und ich alles verschlüsselt bei mir haben wollte! Es gibt so Verschlüsselungsprogramme, mit dem ich in Dropbox dann den ganzen Scanordner gesichert habe. Ist mir sicherer als nur ein Passwort!
    Im Moment hänge ich mit dem Einscannen etwas hinterher, was mich irre macht! Also dann jeden Tag 30min einplanen! Danke dir!
    Liebe Grüße aus Kroatien,
    Nadine

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  5. Yvonne 11. Februar 2019 um 18:52 Uhr

    Wie bei einigen anderen auch- im Büro alles digital und zu Hause nun ja. Mich würde interessieren, ob ihr daheim eher auf den eigenen Server nebst Backup setzt oder eure Daten (mitunter geschützt) in die Cloud gebt. Falls eine von euch, Ergahrungen mit dem einen oder anderen hat, bitte her damit. Für Cloud spricht, dass man asap starten kann, die Server-Lösung fühlt sich hingegen sicherer an.

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    • Martin 12. Februar 2019 um 08:37 Uhr

      Hey .. Coole Tipps und heut zu Tage irgendwie ein Muss. Vielleicht sogar schon früher, dennoch heute mehr ein Muss weil eben viel digitales auf uns einprasselt.

      Ich habe diese ordnungsystem ähnlich mit den Ordnern. Ich bin eher ein Freund von digital und habe jetzt nur noch 7 Archivordner für die ganze Familie mit Historie. Der Rest ist einescannt und liegt auf meinem eigenen Server zu Hause. Ich nutze einen scansnap (6 Jahre alt), eine synology, einen Mac, iPhone, iPad und hab alles synchron auf allen Geräten inkl. Passwortmanager (der auch auf meinem Server liegt) für die wichtigsten Dinge schnell griffbereit. Auf dem Server habe ich die digitalen Ordner in einem Container und nutze auf allen Geräten DEVONthink als Dokumentenmanagementsystem. Funzt alles prima auch unterwegs und ist auf meinem eigenen Server 🙂 das freut mich am meisten

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  6. sina 11. Februar 2019 um 12:39 Uhr

    Liebe Steffi,
    für mich sind die post-its am Schlimmsten, die überall herumschwirren und das Chaos samt der “to dos” an allen Ecken herausposaunen! Auch farblich machen sie mich völlig fertig….
    Aus diesem Grund habe ich meinen Wochenplaner entworfen (spoon-store.com), der alle Gedanken bündelt, die Aktionen an den richtigen Tag packt und am Ende mit großer Genugtuung zerknüllt und vernichtet werden kann. Herrlichst!!
    Liebe Grüße,
    sina.

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  7. Nicole 11. Februar 2019 um 12:13 Uhr

    Im Büro bin ich tatsächlich die Paperless-Queen (IPad und GoodNotes sei Dank), aber zu Hause herrscht leider das Chaos…meist, weil einfach die Zeit (und ähem die Lust) fehlt. Vielleicht hilft es, dass ich mir dieses Jahr ein neues Homeoffice einrichte…da muss man ja vorher ausmisten…da helfen Deine Tipps sicher. Danke dafür! Liebe Grüße Nicole

    Antworten
    • Catharina 11. Februar 2019 um 14:35 Uhr

      Liebe Nicole,

      wie witzig – bei mir ist es genau so. Im Job bin ich super organisiert. Im Homeoffice mit privaten Unterlagen war es bislang echt Chaos. Ich freu mich wirklich sehr, wenn dir die Tipps helfen. Liebe Grüße, Catharina

      Antworten
  8. Elisabeth 11. Februar 2019 um 11:55 Uhr

    Das ist eine tolle Übersicht, all die Punkte kann ich nur unterschreiben! Ich mag Ablage sehr gerne, aber das ist auch kein Wunder – ich mache mich damit gerade selbstständig 🙂
    Mein absoluter Lieblingstipp ist das klassische Deckblatt – so muss man nicht die Register direkt beschriften und kann ganz leicht Änderungen vornehmen.
    Gerade startet die Post auch eine Aktion zur Digitalisierung von der normalen Post, die man eingescannt für 5 Euro im Monat zugeschickt bekommt, vllt ist das etwas für die Digitalisierungs-Interessierten 🙂

    Antworten
  9. Scarlett 11. Februar 2019 um 11:02 Uhr

    Hallo liebe Catharina
    Super Thema! Vielen Dank!
    Habt ihr noch Tipps wie man am besten seine Dokumente Digital ablegt?
    (Vielleicht sogar einen separaten Beitrag dazu? :))
    Herzlichst
    Scarlett

    Antworten
    • Catharina 11. Februar 2019 um 14:38 Uhr

      Hallo Scarlett,

      bislang gibt es dazu noch keinen eigenständigen Beitrag. Ich habe mich bislang noch nicht an die Digitalisierung gewagt, kann also nur auf die drei Tipps aus dem Beitrag selbst hinweisen. Die Sortierung ist in digitalen Ordnern aber im Prinzip die gleiche wie analog: Wohnung/Haus, Finanzen, evtl Versicherung, Kind (falls vorhanden). Alles Gute, Catharina

      Antworten
  10. Katrin 11. Februar 2019 um 10:35 Uhr

    Liebe Catharina, echt gute Tipps von dir! Digital wäre ich auch gern schon unterwegs – das ist der nächste Schritt.

    Ich mache seit gut zwei Jahren meine Ablage ausschließlich in einem Rollcontainer mit Hängeregistern. Jedes Register ist mit einem Schlagwort versehen (Haus, Versicherungen, Auto, Handy) und teilweise auch mit dem entsprechenden Jahr. Alles was eingeht, kommt ganz vorne in „To Do“ und alles, was nach der Erledigung nicht sofort wegsortiert wird in „Sortieren“. Damit habe ich endlich alle Stapel eliminiert und nehme die Sachen meist sogar nur 1x zur Hand. Falls etwas sein sollte, kann auch mein Mann Dinge darin finden. Für mich funktioniert das super.

    Liebe Grüße
    Katrin

    Antworten
    • Catharina 11. Februar 2019 um 14:32 Uhr

      Liebe Katrin,

      Roll-Container mit Hängeregister – das war auch ein Tipp von der Expertin. So hat man alles gut im Überblick. Und in der Tat wichtig, dass auch der andere im Notfall weiß, wo er suchen muss! Viele Grüße, Catharina

      Antworten
  11. Gaby 11. Februar 2019 um 08:45 Uhr

    Hallo Steffi,

    danke für diesen Beitrag. Ich bin froh, dass ich die Ablage einigermassen im Griff habe – auch weil wir hier vieles umsetzen, was du schreibst. Wir haben allerdings noch einen Ordner „ Wichtige Unterlage“. Das ist unser Notfallordner, der im Fall vom Wohnungsbrand, Überschwemmung u.ä. auf jeden Fall mit muss. Ohne bestimmte Unterlagen (Kopie Perso, Rentenbescheide, Testament, wichtige Abschlusszeugnisse) kommt ja im Zweifel nicht weiter und nicht alles ist wiederzubeschaffen. Eigentlich müsste man das ja sogar am besten noch auslagern in ein Schliessfach … Naja, gibt also doch noch was zu tun bei uns. ;o)

    Viele Grüsse
    Gaby

    Antworten
  12. Marie 11. Februar 2019 um 07:37 Uhr

    Super Tipps, genau zum richtigen Zeitpunkt für mich, denn ich versuche auch gerade mein Papierchaos zu beherrschen. Ich suche dafür noch eine hübsche stapelbaren Briefablage. Leider hat granit nichts. Habt ihr da noch einen Tipp?
    Daaanke!
    Marie

    Antworten
    • Catharina 11. Februar 2019 um 14:40 Uhr

      Hey Marie,

      ich hoffe, die Tipps helfen dir dabei! Ich fand sie super, weil simpel und einleuchtend. Ich habe meine Hängeablage für die Wand nach etwas Recherche bei Amazon gefunden. Adhoc würde mir noch Muji einfallen. Liebe Grüße, Catharina

      Antworten

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