Dieses Jahr habe ich meinem Emailfach den Krieg erklärt. Nee, warte: Ich habe ihm endlich Frieden angeboten. Bevor uns beiden die Puste ausgeht.

Mein Emailfach war nämlich bereits zum Friedhof mutiert und ich wollte mich ungern dazulegen. Auf dem Grabstein stand: zuletzt aufgeräumt 2014. Ich weiß. Ich dachte: ich bin total schlau. Vielleicht brauch ich ja noch mal genau die Email von vor fünf Jahren, den Kontakt oder die Info (klares Mail-Messi-Verhalten). Es war absurd. Das wurde mir dann auch klar und ich begann zu löschen. Ein ganzes Wochenende lang. Ich schaute mir jede Email an und entschied: brauch ich den Kontakt noch? Wenn ja, kam er in den Kontakte-Ordner. Wenn nein: Adieu mein Freund.

Während des Lösch-Prozesses entstand eine neue Ordner-Struktur in meinem Emailfach, bei der ich jetzt strenger mit dem Einlass bin als jeder Türsteher: Rein darf nur, ohne was ich wirklich aktuell nicht weiterarbeiten kann. Der Rest wird knallhart gelöscht, dazu gleich mehr. Erstmal:

Meine neue Ordner-Struktur im Emailfach geht so:

Es gibt fünf Ordner für die Themen, zu denen ich am meisten kommuniziere:  Aktuelle Blog-Geschichten, das Endlich Ich-Abo, den Endlich Om-Podcast, Kooperationen und Speaker-& Event-Anfragen. Hier werden Emails abgelegt, die z.B. Briefings für Werbekooperationen beinhalten, Termine und Infos, von denen ich weiß, das ich sie im Laufe des Monats noch brauche. Ein Mal im Monat mache ich hier Klarschiff und lösche alles, was sich erledigt hat.

Es gibt zwei Ordner für die Organisation: Einen Reise-Ordner, wo ich meine digitalen Bahn-Tickets ablege und die von dort in den Buchhaltungs-Ordner nach der Reise rutschen. Wo auch alle Rechnungen abgelegt werden. Der Ordner wiederum wird während der monatlichen Buchhaltung geleert.

Es gibt Ordner zu aktuellen Groß-Projekten: Große Projekte bekommen einen eigenen Ordner und werden gelöscht, sobald sie umgesetzt sind. So werde ich nächste Woche zum Beispiel den Ordner Relaunch aufräumen, Kontakte abspeichern und den Ordner löschen.

Es gibt zwei Archiv-Ordner:  Ich habe einen Newsletter-Ordner, in dem ich unsere "Macht`s euch hübsch"-Newsletter sammel, weil irgendwer immer doch noch mal das Rezept oder den Rabatt möchte. Und den Kontakte-Ordner, weil ich die Kontakte noch einzeln digital abheften muss.

Es gibt einen Privat-Ordner: Für alles zu den Kindern (Kita-Adresslisten) und unserer Haussuche und gebuchten Urlauben.

That`s it.

Mein tägliches Email-Fach-Verhalten befolgt diese 3 Regeln:

1.) Das Email-Postfach hat Öffnungszeiten. Das muss nicht exakt eine Uhrzeit sein, kann man aber auch machen, sich Termine dafür in den Kalender eintragen. Ich befolge eher die Regel, das Emailfach nur bewusst zu öffnen, mir dann Zeit dafür zu nehmen und...

2.) ... die Emails als To Dos zu behandeln. Sprich: Es geht ums Häkchen machen. Lesen, überlegen, was zu tun ist, es tun und am Ende die Email löschen (Häkchen!).

3.) Durchdachte Emails schreiben. Meine Emails sind so durchdacht wie irgendwie möglich, weil mein Ziel ist, dass das Gegenüber nicht gleich mit 100 Rückfragen antwortet, sondern im Zweifel keine hat und ich eine Email weniger. Solche Emails zu bekommen liebe ich auch.

Und so habe ich, obwohl ich locker bis zu 200 Emails täglich bekomme, abends, spätestens aber am Ende jeder Woche ein leeres Emailfach. Und zwar für alle drei Emailadressen, die ich verwalte. Weil ich eins begriffen habe: Unsere Emailfächer quillen über, wenn wir uns vor Entscheidungen drücken, doch irgendwann erdrücken uns die dann. Es sei denn: wir drücken vorher auf Löschen!

Viel Spaß dabei!

Herzlich,